Operations OS Development
Hệ điều hành cho vận hành, chúng tôi xây dựng
Chúng tôi vào tận hiện trường, dựng luôn cả "hệ thống" để công việc chạy được. Từ website thu hút khách và tuyển dụng, cho tới công cụ riêng bằng bảng tính + GAS — công cụ được chọn theo mục đích.
Hệ điều hành cho vận hành là nền tảng để công việc của công ty chạy được: quy trình, công cụ và nơi để thông tin, tất cả nối liền thành một mạch.
Bối cảnh
Background
Vì sao lại là "hệ điều hành cho vận hành".
Càng vào giai đoạn kinh doanh đi lên, việc dựng quy trình càng bị đẩy lại sau. Không có thời gian viết tài liệu hướng dẫn, và công việc cứ chất lên sự cố gắng của từng người. Chưa đến mức phải tuyển hẳn một nhân viên cho việc này. Mà giao trọn cho công ty tư vấn thì cũng không đúng. Và người có thể bàn bạc, hiểu ngay cả việc kinh doanh lẫn công việc hằng ngày, thì rất hiếm. Xây dựng hệ điều hành cho vận hành làviệc dựng hệ thống dành cho công ty đang ở đúng giai đoạn đó.
62.2%
Doanh nghiệp nhỏ và vừa "chưa có" người nắm được công việc của chính mình để dẫn dắt việc số hoá
Nguồn: Phòng Thương mại và Công nghiệp Tokyo, khảo sát thực trạng chuyển đổi số của doanh nghiệp nhỏ và vừa (tháng 10–11/2024, 1.002 công ty)
85%
Chủ doanh nghiệp và cấp quản lý của doanh nghiệp nhỏ và vừa hoàn toàn không có, hoặc chưa đủ người ngoài công ty để bàn bạc
Nguồn: Khảo sát của Raksul Inc. (tháng 2/2026, 300 chủ doanh nghiệp và cấp quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa)
24.7%
Chủ doanh nghiệp và người tự kinh doanh trả lời rằng muốn có một cánh tay phải để bàn bạc mọi chuyện
Nguồn: Khảo sát của KUROCO Inc. (năm 2018, 376 chủ doanh nghiệp và người tự kinh doanh)
Đặc điểm
Feature
Bộ khung, chúng tôi dựng.
Nuôi nó lớn là bạn, cùng AI của bạn.
01
Quyết từ luồng công việc.
Công cụ chọn sau
Website, bảng tính, tự động hoá. Chọn công cụ trước thì công việc sẽ phải uốn theo công cụ. Chúng tôi quyết cái gì chạy thế nào đã, rồi mới chọn.
02
Không hỏi bạn cần gì,
mà chúng tôi đề xuất trước
Chỗ khó nhất là nói thành lời được "mình cần cái gì". Bạn kể điều đang vướng và điều muốn làm, còn yêu cầu cùng các phương án thì chúng tôi dựng sẵn rồi trình bày.
03
Từ lúc nhập đến lúc tổng hợp,
nối thành một mạch
Chúng tôi thiết kế cả phần sau khi tiếp nhận: thông báo, danh sách, tổng hợp. Chỉ khi phần con người phải chép tay biến mất thì mới thành hệ thống.
04
Bàn giao kèm cả
bản thiết kế (.md)
Bản yêu cầu, bản cấu trúc và hướng dẫn cập nhật cũng nằm trong sản phẩm bàn giao. Vì ở dạng đọc được bằng AI, bạn tự quyết được lần sau thêm gì.
05
Làm xong rồi,
bạn tự vận hành được
Chúng tôi làm ở dạng sửa được mà không cần viết mã. Có cả buổi hướng dẫn thao tác, nên mỗi lần cập nhật bạn không phải thuê ngoài.
06
Bắt đầu nhỏ,
vừa dùng vừa mở rộng
Chúng tôi không làm hết ngay từ đầu. Bắt đầu từ một mảng công việc, vừa nhìn thứ đang chạy vừa quyết bước tiếp theo.
Ứng dụng
Use Cases
Không phải chỉ có trang giới thiệu công ty
mới là công việc của web.
Trang hướng dẫn nội bộ
Quy trình có đang nằm rải rác trong trí nhớ của từng người và trong đủ loại tài liệu không? Chúng tôi biến nó thành một cổng quy trình tìm kiếm được, xem trên điện thoại cũng được.
Dùng trong nội bộ
Cổng vào của cả nhóm
Xoá bỏ câu "đường dẫn đó ở đâu ấy nhỉ?". Thông báo, lịch trực và lối vào từng công cụ, gom hết vào một trang.
Dùng trong nội bộ
Trang giới thiệu cho khách hàng
Tệp PDF đính kèm bắt đầu cũ đi ngay từ lúc gửi. Chỉ một đường dẫn là khách nhận được phần giới thiệu, bảng giá và câu hỏi thường gặp mới nhất.
Dành cho khách hàng
Hướng dẫn sử dụng & trợ giúp
Thời gian có đang tan biến vì cứ phải trả lời cùng một câu hỏi không? Gom câu hỏi thường gặp lại và thống kê các câu hỏi gửi đến, bạn sẽ thấy cả những câu trả lời còn thiếu.
Dành cho khách hàng
Trang riêng cho từng khách hàng
Tài liệu và biên bản họp riêng của từng khách có đang nằm rải rác trong hộp thư không? Chúng tôi gom lại thành cổng riêng, mỗi công ty một đường dẫn.
Dành cho khách hàng
Cửa vào của công cụ riêng
Để người nhận công cụ bảng tính + GAS không bị lạc trên màn hình. Phần giới thiệu, cách dùng và lối vào màn hình nhập liệu, gói trong một trang web.
Dành cho người cung cấp công cụ
Tất nhiên, website giới thiệu công ty, cửa hàng, lớp học hay thương hiệu thì chúng tôi cũng làm được. Chưa rõ dùng vào việc gì cũng cứ trao đổi với chúng tôi.
Quy trình
Workflow
Chia thành 7 giai đoạn, cuối mỗi giai đoạn đều có một lần xác nhận.
Cách làm này khiến chuyện "khác với hình dung" khó xảy ra.
( 1 )
Thiết kế dự án
Đầu tiên là thống nhất "vì sao lại làm". Không phải hỏi bạn cần những gì, mà bắt đầu từ việc nghe ý tưởng và điều bạn đang vướng.
- Xác nhận mục đích và đích đến
- Lắng nghe, phỏng vấn
- Cách tiến hành và lịch trình
( 2 )
Lên ý tưởng & bố cục
Dựa trên những gì đã nghe và cách chúng tôi hiểu công việc của bạn, bố cục và các phương án là do chúng tôi đề xuất. Chúng tôi không thu nó lại vừa bằng sức tưởng tượng sẵn có.
- Khảo sát hiện trạng và đối thủ
- Dựng bố cục các trang
- Khung sườn (wireframe)
( 3 )
Thiết kế
Chúng tôi dựng thiết kế từ trang chủ, bạn xác nhận rồi mới trải xuống các trang con.
- Thiết kế trang chủ
- Trải xuống các trang con
- Chỉnh hiển thị trên điện thoại
( 4 )
Nội dung & hình ảnh
Chúng tôi chuẩn bị lời văn và hình ảnh truyền đạt được. Phần viết nội dung chúng tôi soạn bản nháp, rồi cùng bạn hoàn thiện.
- Viết nội dung
- Chuẩn bị ảnh và hình minh hoạ
- Dựng sơ đồ minh hoạ
( 5 )
Triển khai & dựng
Chúng tôi lắp ráp bằng công cụ hợp với mục đích (STUDIO, GAS.), và làm xong cả phần biểu mẫu lẫn thiết lập đo lường.
- Lắp ráp màn hình
- Thiết lập biểu mẫu
- Thiết lập cơ bản cho đo lường và tìm kiếm
( 6 )
Đưa lên mạng & bàn giao
Chúng tôi nối tên miền, đưa trang lên mạng, rồi hướng dẫn cách cập nhật và bàn giao.
- Kết nối tên miền
- Kiểm tra hiển thị lần cuối
- Hướng dẫn thao tác
( 7 )
Hỗ trợ vận hành
Sau khi lên mạng chúng tôi vẫn đồng hành. Việc tự động hoá phần bên ngoài website — công việc sau khi nhận được liên hệ — cũng bắt đầu từ đây.
- Sửa nhỏ
- Trao đổi về cập nhật
- Nối sang tự động hoá công việc
Cách đồng hành
How We Work
Không phải nhân viên, cũng không phải công ty tư vấn.
Tuyển một nhân viên
- Chi phí
- Chi phí cố định cho tuyển dụng, lương và đào tạo kéo dài mãi
- Thứ còn lại
- Nằm ở con người. có thể mất đi cùng lúc người đó nghỉ việc
- Giai đoạn phù hợp
- Khi công việc đó nhiều và ổn định đến mức đặt được người chuyên trách
Giao cho công ty tư vấn
- Chi phí
- Phí tư vấn kéo dài mãi
- Thứ còn lại
- Lời khuyên và báo cáo. phần triển khai thường thành bài tập của chính công ty bạn
- Giai đoạn phù hợp
- Khi còn phân vân về chính đường hướng, và cần thêm căn cứ để quyết
Xây dựng hệ điều hành cho vận hành (chính là việc này)
- Chi phí
- Hợp đồng dịch vụ 6 tháng đến 1 năm. Vào tận hiện trường và đồng hành
- Thứ còn lại
- Hệ thống chạy được và bản thiết kế (.md). Người có đổi thì vẫn bàn giao lại được
- Giai đoạn phù hợp
- Đúng lúc này, khi kinh doanh đi lên còn công việc thì chạy theo sau
* Cách nào đúng còn tuỳ vào giai đoạn của công ty. Khi hệ thống và bản thiết kế đã ở lại, tiền đề là bạn tự chạy được và chúng tôi rút.
Chi phí
Price
Chưa chốt nội dung cũng không sao.
Chỉ cần rõ một mảng công việc đang vướng, chúng tôi đưa được con số ước tính.
Từ một mảng công việc
- Áp dụng cho
- Một mảng công việc: tiếp nhận liên hệ, đăng ký, đề xuất nội bộ.
- Bao gồm
- Sắp xếp lại luồng hiện tại (1 luồng)
- Trang nhập liệu và biểu mẫu
- Thông báo và lập danh sách sau khi nhận
- Trọn bộ bản thiết kế (.md)
- Thời gian
- Khoảng 1 tháng
- Chi phí
- ¥250,000〜(đã gồm thuế)
Gom quy trình nội bộ lại
- Áp dụng cho
- Cổng tài liệu hướng dẫn, quy trình (dùng nội bộ)
- Bao gồm
- Rà soát quy trình và thiết kế bố cục
- Trang quy trình tìm kiếm được (hợp với điện thoại)
- Chốt người phụ trách và tần suất cập nhật
- Trọn bộ bản thiết kế (.md)
- Thời gian
- Khoảng 2 tháng
- Chi phí
- ¥500,000〜(đã gồm thuế)
Gắn màn hình cho công cụ riêng
- Áp dụng cho
- Công việc đang chạy bằng bảng tính
- Bao gồm
- Thiết kế và dọn lại sổ dữ liệu (sheet)
- Màn hình nhập và cập nhật không gây lạc
- Trang hướng dẫn cách dùng
- Trọn bộ bản thiết kế (.md)
- Thời gian
- Khoảng 2–3 tháng
- Chi phí
- ¥700,000〜(đã gồm thuế)
Đồng hành lâu dài
- Áp dụng cho
- Công ty muốn tiếp tục nuôi lớn hệ thống sau khi đã dựng
- Bao gồm
- Cải tiến hằng tháng và phát triển thêm
- Trao đổi về công việc, bàn bạc để làm rõ thiết kế
- Cập nhật tài liệu
- Tự chạy được là kết thúc ở đó
- Thời gian
- Từ 6 tháng (theo tháng)
- Chi phí
- Từ ¥200.000/tháng (đã gồm thuế)
* Thay đổi theo phạm vi công việc và số dịch vụ cần nối. Chúng tôi cũng nhận các website thông thường như giới thiệu công ty, cửa hàng, lớp học (1 trang từ ¥250.000 / trang chủ + 5 trang từ ¥400.000). Dạng không có ở trên, cứ trao đổi trước với chúng tôi.
Hỏi đáp
FAQ
Q Thời điểm và cách thanh toán thế nào?
Cơ bản là chuyển khoản một lần sau khi bàn giao. Với dự án kéo dài, có thể bàn chia thành nhiều đợt.
Q Sau khi lên mạng có được hướng dẫn thao tác không?
Có. Chúng tôi gửi tài liệu và hướng dẫn trực tuyến cách cập nhật. Vì làm bằng công cụ không cần lập trình, bạn sẽ tự đổi được câu chữ và hình ảnh.
Q Sau khi lên mạng thì phí bảo trì thế nào?
Về cơ bản bạn không phải trả phí bảo trì cho chúng tôi. Bạn chỉ chịu phí thuê bao hằng tháng của công cụ đang dùng (STUDIO.). Thêm trang hay thêm tính năng thì chúng tôi báo giá theo từng lần.
Q Làm mất khoảng bao lâu?
Tham khảo là 3–4 tháng. Ít trang thì ngắn hơn. Nếu bạn có lý do phải gấp, hãy nói ngay từ đầu.
Q Khác gì với dịch vụ tư vấn?
Không phải lời khuyên, mà làđể lại một hệ thống chạy được và bản thiết kế (.md). Chúng tôi vào tận hiện trường cùng làm, và tham gia với tiền đề là khi bạn tự chạy được thì chúng tôi rút.
Q Nên thuê nhân viên, hay chọn cách này?
Đây là lựa chọn cho giai đoạn khối lượng việc chưa đủ để đặt người chuyên trách. Vì hệ thống và bản thiết kế ở lại, người bạn tuyển sau này cũng bắt nhịp nhanh hơn.
Liên hệ
Contact
Trước hết, mình nói chuyện đã nhé. Trao đổi là miễn phí. Chưa chốt được muốn một trang thế nào cũng không sao. Chúng tôi cùng bạn sắp xếp từ chính điều đang vướng.